Wees open over sociale veiligheid
Wil je de sociale veiligheid in uw organisatie vergroten?
Zorg dan voor openheid over dit onderwerp. Dat kan op
verschillende manieren.
Een concreet en praktisch instrument hiervoor is een code voor sociale omgangsvormen. Onderdeel van deze code zijn basisregels voor communicatie in de organisatie. HR kan deze code opstellen, beheren en uitdragen als vorm van goed werkgeverschap. Wat staat erin (en wat niet)? En hoe zorg je dat de code breed gedragen wordt?
Een code laat zien waar de organisatie voor staat
Een code voor sociale omgangsvormen geeft iedereen in de organisatie duidelijkheid. De code laat zien: dit vinden wij in onze organisatie belangrijk. Hier staan wij voor. De code draagt daardoor bij aan de ‘groepsidentiteit’. En heeft alleen al daardoor waarde. Ook is de code een meetlat voor het doen en laten van medewerkers. Er zijn zo geen misverstanden mogelijk over wat wel en wat niet kan. Bovendien draagt deze code bij aan het gesprek over sociale veiligheid.
Wat zet je in een code?
Sommige organisaties hebben een code voor ‘bescherming tegen ongewenste omgangsvormen’. Daarin staat dat discriminatie, pesten en seksuele intimidatie in de organisatie niet mogen plaatsvinden. Ook beschrijft de code hoe de organisatie hiermee omgaat.
Een code kan nog een stap verder gaan. Deze kan ook aangeven wat juist wél gewenste omgangsvormen zijn. Bijvoorbeeld dat er respect is voor onderlinge verschillen. En dat alle medewerkers evenveel waard zijn en meetellen. Zo’n code laat meer zien waar de organisatie precies voor staat: dit zijn wij.Aandacht voor sociale veiligheid vragen kan ook op andere manieren. VGZ deelde bijvoorbeeld het spel Makeda uit onder medewerkers. Dit spel helpt medewerkers bewust te worden van het belang van diversiteit en respect voor elkaar.
Hoe breng je de code onder de aandacht?
Hoe zorg je ervoor dat je de code regelmatig onder de aandacht brengt? En dat deze wordt gesteund door een grote groep medewerkers? Dat kan op allerlei manieren.
- Laat topmanagers van de organisatie de code ondertekenen. Zo geven zij aan dat zij deze actief ondersteunen en belangrijk vinden.
- Zorg ervoor dat de code goed te vinden is. Een opvallende plek op het intranet van de organisatie helpt hierbij. En breng ‘m bijvoorbeeld eens onder de aandacht in een nieuwsbericht.
- Interview de raad van bestuur of een vertrouwenspersoon over specifieke onderdelen uit de code. Wat betekent volgens hen bijvoorbeeld respectvol met elkaar omgaan?
- En tot slot: geef het goede voorbeeld. Als het management niet communiceert volgens de regels, dan denken de werknemers dat zij dat ook niet hoeven te doen.
Basisregels voor communicatie
Een goede code bevat ook basisregels voor communicatie in de organisatie. Deze regels maken de communicatie in de organisatie effectiever. En vergroten de sociale veiligheid van je medewerkers. Bij deze basisregels kun je bijvoorbeeld denken aan:
-
Respecteer verschillen, maar vraag ook respect voor uw eigen mening.
-
Toon begrip voor de ander, maar vraag ook begrip voor jezelf.
-
Toon interesse in de ander, bijvoorbeeld door open vragen te stellen en te herhalen in je eigen woorden.
-
Controleer of je je gesprekspartner hebt begrepen.
-
Stel open vragen en vermijd gesloten vragen (ja-/nee-vragen).
-
Gebruik geen onduidelijke boodschappen, wees helder in wat je bedoelt.
-
Het gaat niet alleen om wat je zegt, maar ook hoe je het zegt. Zorg ervoor dat dit in balans is. En past bij het onderwerp en de situatie.
-
Wees eerlijk. Zeg ook eerlijk als je iets (nog) niet weet. Of als je iets niet wilt of kunt zeggen.
Meer inspiratie over sociale veiligheid?
HR-manager Roel Keppel van G4S vertelt
Podcast over sociale veiligheid
Leiderschap & sociale veiligheid
Een keer verder praten?
Over sociale veiligheid, of misschien wel een heel ander onderwerp? We gaan graag met u in gesprek.